Webinaarin järjestäminen on helppoa kun sen osaa. Webinaari eli verkkoseminaari on erinomainen tapa tarjota sisältöä asiakkaille ja asiakkaaksesi aikoville. Voit tarjota verkossa niin veloituksettoman verkkoseminaarin kuin maksullisen webinaarinkin. Idea on yksinkertainen. Varaat sopivan ajan kalenteristasi, luot webinaarin jollakin webinaariohjelmistolla sekä kutsut ihmiset paikalle. Mutta jos haluat saada webinaaristasi erinomaisen niin mitä sinun tulee tehdä? Ohessa kymmenen kohdan lista

1. Valitse sopiva ajankohta

Webinaarin järjestäminen vaati sovitun ajankohdan. Mikä on hyvä ajankohta webinaarille? Kysymys, johon törmäämme ajoittain. Hyvä webinaariajankohta on sellainen, joka soveltuu sinun asiakkaillesi ja asiakkaiksesi aikoville. Usein käytännössä parhaat ajankohdat ovat soveltuvia heti aamusta eikä välttämättä maanantaille. Tämä siksi, että yrityksissä yleensä pidetään viikkopalavereita maanantai aamusta tai perjantaina iltapäivästä. Näihin aikoihin ei kannata kilpailla asiakkaasi ajankäytöstä. Sopiva ajankohta löytyy usein vain kokeilemalla ja siksi hyvä tapa onkin vaihtaa aikaa ja seurata kuinka moni pääsee mukaan. Voit myös kysyä suoraan asiakkailtasi mikä heille olisi soveltuvin ajankohta, jotta palvelet heitä parhaiten.

2. Valitse hyvä webinaariohjelmisto ja lähetystapa

Webinaariohjelmistoja eli webinaarijärjestelmiä on monia ja niiden etuja sekä haasteita samoin. Webinaari on enemmän radion ja powerpoint-presentaation sekoitus kuin live-televisiolähetys. Toisaalta monet uraa uurtavat webinaarisarjat ovat nyt lähteneet kokeilemaan rohkeammin myös television keskusteluohjelmista tyypillistä tyyliä. Hyvän webinaariohjelmiston valintaan vaikuttaa moni tekijä, joita sinun tulee miettiä. Tällaisia ovat mm.

  • Tarvitseeko sinun käyttää esitysmateriaalia?
  • Keskustellaanko webinaarissa paljon?
  • Tarvitseeko webinaarissa jakaa materiaali osallistujille?
  • Haluatko, että videokuvasi näkyy koko ajan?
  • Haluatko keskustella osallistujien kanssa tai ottaa heiltä kysymyksiä?
  • Entä tuleeko materiaalit jakaa jälkikäteen?
  • Haluatko saada osallistujat rekisteröityä ja muistutusprosessin automatisoitua?
  • Haluatko laskuttaa webinaarista vai ovatko ne ilmaisia?

Webinaarin järjestäminen vaatii päätöstä siitä miten webinaari tulisi viedä läpi ja millainen webinaariohjelmisto tai järjestelmä sinulle sopisi. Webinaarien pitäminen on tehokasta monessakin mielessä, mutta vain jos käyttösi on sujuvaa ja asiakkaasi saavat webinaareistasi tarvittavat tiedot. Mikäli esityksesi on pelkkää presentaatiota on syytä valita ohjelmisto, jonka avulla voit näyttää dioja ja keskustella. Jos taas toivot enemmän televisiotyylistä keskustelua kannattaa se järjestää esimerkiksi Youtube-livena. Toisaalta, jos haluat hyödyntää sekä presentaatiota, että keskustelevaa televisiosta tuttua esiintymistä niin webinaariohjelmistona sopii parhaiten Striimarin kaltainen monikanavainen tehokas paketti.

3. Käytä hyvää sähköpostilistaa kutsuihin

Hyvä webinaarisarja vaatii aina tuekseen innokkaan seuraajaporukan. Siksi sinun tuleekin huolehtia, että kasvatat tasaisesti seuraajiasi sekä keräät kanavia, joissa informoit tulevista webinaareistasi. On varmasti hyvä, että hyödynnät myös esimerkiksi sosiaalisia medioita niin maksutta kuin pienellä maksullakin. Kokemuksesta uskallamme kuitenkin veikata, että parhaan tuloksen saat, jos rakennat toimivan uutiskirjelistan. Hyvä sähköpostimarkkinointi tukee hyvää webinaaria. Sähköposti on edelleen yksi tehokkaimmista tavoista tehdä tiedottamista valikoidulle asiakassegmentillesi.

4. Luo selkeä ja toimiva sisältö

Hyvä webinaari on selkeä, pysyy asiassa ja tuo jotain uutta. Etkai itsekään jaksa istua tuntia kuunnelleen tylsää esitystä, jossa luennoitsija tekee intohimotonta suoritustaan. Hyvä nyrkkisääntö on kertoa asioita, joista laskuttaisit muuten. Se ei poista sitä, etteikö asiakas olisi valmis maksamaan myös samasta tiedosta sinun tekemänäsi. Vahvistaaksesi ammattilaisasemaasi sinun tulee uskaltaa jakaa tietoa todella rohkeasti.

5. Harjoittele etukäteen

Hyvän webinaarin järjestäminen vaatii harjoittelua ja se on valmisteltu niin, että voit keskittyä rohkeasti itse esitykseen ja sen aikaisiin muutoksiin. Webinaarit sisältävät usein yllättäviä tilanteita niin kuin mikä tahansa livetapahtuma. Siksi on syytä varautua jokaiseen yllättävään käänteeseen sillä, että on harjoitellut esityksen hyvin. Webinaari saattaa sisältää kysymyksiä ja keskustelua, joka sekoittaa tilannetta. Myös teknisiä ongelmia on tullut nähtyä yhtä ja toista ja onpa jopa kuultu julkisivuremonttienkin yllättävän järjestäjiä.

6. Ole ajoissa ennen esitystä paikalla

Vaikka webinaarin järjestäminen on etätyötä niin ole koneellasi ajoissa ja tarkista kaikki liikkuvat osat. Hyvä verkkoyhteys, nopea netti ja tehokkaasti toimiva tietokone poistavat 90% ongelmistasi. Sillä kun ongelmia ilmenee niin usein tekijä saa paniikissa pahennettua tilannetta ja luotua kärpäsestä härkäsen. Olemalla ajoissa paikalla materiaalit valmiina varmistat onnistumisesi.

7. Jaa materiaalit verkossa

Osallistujat seuraavat innolla mitä heille kerrot. Webinaarin järjestäminen ei siis ole vain yhden livetapahtuman tekemistä vaan myös materiaalin jakamista ja tarjoamista jälkikäteen verkossa. Osallistujille asia tulee usein uutena ja he mielellään palaavat aiheen pariin tai jakavat sitä yrityksissään sisäisesti. Siksi sinun tulisi varmistaa, että he saavat materiaalit jälkikäteen. Hyvä tapa on toimittaa osallistuneille sähköposti, jossa on linkki materiaaleihin.

8. Tee tarjous osaamisestasi

Vaikka webinaarin järjestäminen on kustannustehokasta niin ei se ole ilmaista sinullekaan. Haluat kai lopulta myös asiakkaita? Siksi sinun tulisikin tarjota sopiva tarjous asiakkaillesi, joilla he voivat hyödyntää osaamistasi ja saada webinaarin aihealuetta vietyä syvällisemmin eteenpäin organisaatiossaan. Oli sitten kyseessä palvelun, tuotteen tai koulutuksen myyminen niin se onnistuu helpoiten tekemällä raikkaan kaupallisen tarjouksen.

9. Pyydä palautetta

Webinaarin järjestäminen vaatii palautetta ja parantelua. Webinaarin järjestäminen on myös siitä mukava laji, että siinä voi nopeasti kehittyä hyväksi. Muokkaamalla toimintaasi palautteen mukaan voit tarjota jo heti seuraavaan kertaan uudistetun sisällön. Ole avoin palautteelle, sillä sitä tulee niin hyvää kuin huonoakin. Luokatontakin, mutta se pitää hyväksyä.

10. Jatka webinaarisarjasi kehittämistä

Webinaarisarjasi voi olla jonkun intohimo. Siksi sinun tulee kehittää sarjaasi, miettiä uusia avauksia sekä uusia kulmia, joilla tuoda uusia ideoita asiakkaittesi käsiteltäväksi. Jatka siis kehittämistä ja keskity positiiviseen. Maailma on liiankin negatiivinen nykyään, joten tee webinaarisarjastasi asia, jota ihmiset odottavat innolla. Sillä se muuttaa maailmaa, yksi asiakas kerrallaan.