Tapahtuman videointi varmistaa tapahtumasi monimuotoisena kokemuksena. Tapahtuman videointi tarjoaa myös mahdollisuuden ihmisille elää tapahtumasi niin etukäteen, livenä tapahtuman aikana, kuin myös jälkikäteen tallenteena. Ei ole siis yhdentekevää, kun mietitään tapahtuman videointia, ja sen hyötyjä. Ohessa lyhyt yhteenveto, siitä miten tapahtuman videointi tulee tehdä, jotta se tuottaa parhaan tuloksen.

Mitä varten tapahtuman videointi tehdään?

Tapahtuman videointi tulisi aloittaa aidosti pohtimalla miksi se tehdään? Kukaan ei katso vanhoja VHS-videoita, joten kannattaako videointi vain tallenteen vuoksi? Youtubessa se saa elinaikaa hiukan pidempään kuin vanha VHS, mutta vain, jos olet ollut siellä aktiivinen aiemminkin. Tapahtuman videointi tulisikin tehdä vain, jos se auttaa kävijää elämään tapahtumaa syvemmin. Etukäteen toteutetut avainhenkilöiden vlogit, Facebook-videot tai vaikka Twitterin Periscope-päivitykset luovat nostetta tapahtumalle, ja nostavat odotusarvoa. Antavat vinkkejä, ajatuksia ja mahdollisuuksia sisäistää tapahtumaa jo etukäteen.

Miten video elää tapahtuman elinkaaren mukana?

Kun päätös videoinnista on tehty, niin on hyvä istua alas suunnittelemaan, miten videot, niiden tarina ja ajatukset nidotaan yhdeksi draaman kaareksi. Sellaiseksi, joka palvelee katsojaa, ja tuottaa hänelle lisäarvoa. Hyvä kysymys onkin, mistä lisäarvo muodostuu? Tuleeko se avainhenkilöiden taustoituksista, haastatteluista, tallenteesta tai vaikka tunnelmasta? Sama se, mutta mikäli onnistut luomaan pidennetyn asiakaskokemuksen videon avulla, niin tapahtuman videointi puoltaa itsensä.

Minkälaisia etukäteisvideoita?

Etukäteisvideot olisi hyvä olla tapahtuman olemassa oloa taustoittavia, avainhenkilöiden tai asiantuntijoiden tuomia välähdyksiä tapahtuman tulevista kuluista. Ne auttavat seuraajan pääsemään tunnelmaan jo etukäteen. Hyvä esimerkki on hyvinkin alhaisen laatutason videointi, kun Ylen Ralliradion tiimi kuvaa Neste Rallyn erikoiskoe-esittelyitä. Ideana on antaa hyvin välitön kuva, ja ottaa keskustelun päälle ammattilaisen näkemys siitä, miten kilpailupäivänä autot tulevat ajamaan tien, ja miten tien eri kohdat tulee huomioida nuotittaessa. Paikalle saapuva yleisö voi valita katsomapaikkoja videoiden avulla ja kuunnella vinkkejä tapahtumasta nauttimiseen.

Itse tapahtuman videointi on aina suunniteltava

Itse tapahtumasta toteutettava video on aina hyvä suunnitella etukäteen. On luonnollista, että tapahtumavideointi ei voi noudattaa kovin tiukkaa käsikirjoitusta, mutta sille voidaan luoda jonkintasoinen käsikirjoitus, jotta riittävä, ja oikea kuvamateriaali saadaan kuvattua. Erityisesti, mikäli tapahtumasta tullaan tekemään livelähetystä, tulee video käsikirjoittaa, jotta se voidaan ohjata. Silloin pitää ajoitukset olla kohdallaan, jotta videon seuraaminen toimii. Huomioitavaa on myös videon pituus. Pituuteen vaikuttaa aina aihe. Mikäli seuraat videoita Nordic Business Forumin luennoista, olet luonnollisesti valmis seuraamaan tuntien livetaltioita. Jos taas video on tallenne joulujuhlasta, niin siihen todennäköisesti riittää 60 sekuntia, ja hyvä musiikki.

Hyvän videon jakaminen ja elävänä pitäminen

Hyvä tapahtuman videointi on runsasta, aiheeseen paneutuvaa ja rakentaa tapahtuman ympärille oman ekosysteeminsä. Se ei ole tuputtamista tai mainostamista. Se elää omaa elämäänsä yhdessä tapahtuman kanssa, ja se linkittää kokemuksen jo tuleviin tapahtumiin. Siksi hyvän videon, niin maksullinen kuin ansaittukin jakaminen, tulee tehdä taitavasti. Mikäli tapahtuman videointi on onnistunut jakavat osallistujat videoita innoissaan, ja levittävät tapahtuman ilosanomaa, yhä uudestaan ja uudestaan. Kanavat, budjetti ja jakelu kannattaakin suunnitella niin, että siitä hyötyy osallistuja, sillä silloin sitä jaetaan. Näin myös tapahtumanjärjestäjänä saavutat yleisöjä, joita ilman videointia tapahtumasi ei saavuttaisi.